Régularisation des charges locatives : mode d’emploi

Les charges locatives récupérables désignent l'ensemble des dépenses engagées par le propriétaire pour l'usage du logement loué, qu'il est légalement autorisé à refacturer au locataire. Souvent intégrées dans le loyer sous la mention « charges comprises », les charges locatives récupérables correspondent strictement aux coûts liés à l'utilisation quotidienne du bien et à l'entretien de l'immeuble. 

La loi détermine par décret la liste des charges locatives récupérables. Ces charges se répartissent en trois catégories principales : les dépenses de services liées au logement et à l’usage de l’immeuble, les frais d’entretien courant et de petites réparations dans les parties communes de l’immeuble et les taxes locatives. Nous pouvons citer les frais liés à l’électricité et l’entretien d’un ascenseur, le chauffe-eau collectif, la taxe d'enlèvement des ordures ménagères, l’entretien des extérieurs de la copropriété ou encore une partie de la rémunération du personnel de l'immeuble. 

Notons que pour une maison individuelle, seules les taxes comme celle des ordures ménagères sont généralement facturables. 

Toute dépense non mentionnée dans le décret, comme la taxe foncière, le remplacement d'équipements majeurs ou le ravalement de façade, reste intégralement à la charge du bailleur. 

Le paiement des charges locatives peut être effectué de deux manières distinctes : par le versement d’une provision (mensuelle ou trimestrielle), avec une régularisation annuelle, ou par forfait. 

Dans le cadre d’une location vide, le paiement des charges par provision est obligatoire. Le paiement par forfait peut être mis en place de façon optionnelle, en cas de location meublée ou de colocation. Cette solution est également automatique dans le cadre d'un bail mobilité. 

En cas de paiement des charges locatives par forfait, le montant de ce dernier doit être inscrit dans le bail. Les charges locatives figurant dans le contrat de bail sous forme de forfait ne peuvent pas être régularisées. Autrement dit, il n’est pas possible de réclamer de complément au locataire, si la somme versée est inférieure aux dépenses réelles du propriétaire bailleur. 

Précisons toutefois que le montant du forfait peut être révisé chaque année aux mêmes conditions que le loyer.

Si les charges locatives sont payées par provision, cette dernière est régularisée chaque année, en fonction des dépenses réelles. Le principe est simple : le propriétaire bailleur calcule le différentiel entre les dépenses effectives engagées et les provisions déjà versées par le locataire. Si les provisions sont supérieures aux frais réels, le propriétaire rembourse le trop-perçu au locataire. À l'inverse, si elles s'avèrent insuffisantes, il demande un complément de charges. 

Après l’arrêté des comptes, le bailleur dispose d’un délai d'un an pour réclamer ce complément au locataire. Un mois avant la régularisation des charges du locataire, le propriétaire doit lui adresser un décompte précis. Ce document obligatoire doit détailler chaque poste de dépense, distinguer les charges du propriétaire de celles du locataire et, dans un immeuble collectif, préciser le mode de répartition entre les occupants. 

Depuis le 25 octobre 2020, si l’immeuble dispose d’un système centralisé et télérelevable de chauffage, d'eau froide ou d’eau chaude, une évaluation de la consommation privative doit être fournie. Ce décompte permet au locataire de vérifier l'imputabilité des frais et de comprendre leurs variations d'une année sur l'autre, tout en disposant de 6 mois pour consulter les pièces justificatives.