Charges locatives : quand et comment les régulariser ?

Les charges locatives ou charges récupérables s’ajoutent généralement au loyer du locataire. Elles servent à assurer l’entretien courant des parties communes et les services rendus, de type : chauffage collectif, eau froide/chaude, etc. Strictement encadrées par la loi, le décret du 26 août 1987, précise quelles sont ces charges récupérables. Il s’agit principalement :

• des frais relatifs aux services collectifs (eau froide/chaude, chauffage collectif, etc.),
• de l’entretien courant des parties communes et des espaces extérieurs (parking, etc.),
• des petites réparations,
• des taxes et redevances récupérables (ordures ménagères, redevance assainissement, taxe de balayage, etc.).

Initialement, les charges locatives qui sont une partie des charges de copropriété, sont versées par le bailleur au syndic. Elles sont ensuite répercutées sur le locataire, selon les modalités prévues par la loi.

Les charges locatives peuvent faire l’objet d’un paiement au réel ou encore au forfait.

• Dans le premier cas, les charges sont provisionnées suite à une estimation réalisée par le propriétaire, en vue d’une régularisation annuelle selon les dépenses réelles.
• Dans le cas d’un paiement au forfait, les charges sont fixes et il n’y a pas de régularisation annuelle prévue. Le bailleur ne doit rien réclamer à son locataire et vice-versa !

En location vide, les charges sont toujours au réel. Pour la colocation, elles peuvent parfois être au forfait. En location meublée, les charges peuvent être forfaitaires ou au réel.

Les charges locatives font l’objet d’une régularisation annuelle. Il n’y a pas de date fixe prévue par la loi. Le bailleur doit justifier les charges répercutées sur le locataire, selon l'article 23 de la loi n°89-462 du 6 juillet 1989.

Dans le cas d’un immeuble collectif, le mode de répartition entre les locataires doit aussi être précisé. Les pièces justificatives (arrêté des comptes de la copropriété, taxe d’enlèvement des ordures ménagères, etc.) doivent pouvoir être consultées par le locataire durant les 6 mois suivant l’envoi du décompte.

Comment régulariser ?

C’est assez simple et intuitif finalement. Le bailleur effectue une comparaison entre les dépenses réelles sur l’année et les provisions qui ont fait l’objet d’un versement par le locataire. Deux possibilités :

• il y a un trop-perçu et le locataire est remboursé du différentiel ;
• les provisions sur charges sont insuffisantes, le locataire doit donc verser un complément à son bailleur.

Le montant de la régularisation est égal à la différence entre les charges réelles et les provisions pour charges, pour la période en question. Après l’arrêté des comptes, le propriétaire a un an pour réclamer un complément au locataire.

La régularisation annuelle des charges locatives est une obligation légale qu’il vaut mieux anticiper pour ne pas passer à côté. L’aide d’un comptable peut être utile dans certains cas. La transparence et la régularité garantissent une relation courtoise entre le propriétaire bailleur et son locataire.

Lorsque le propriétaire oublie de procéder à la régularisation des charges annuelles, il n’est pas sanctionné par la loi. De plus, il peut remonter sur une période de trois ans pour réclamer les charges non régularisées. Attention ! La régularisation peut être jugée abusive dans certains cas.

• Lorsque le propriétaire a délibérément ignoré la demande de régularisation du locataire. Le juge peut considérer la mauvaise foi du propriétaire et une intention de nuire. Des dommages et intérêts peuvent être versés au locataire.
• Lorsque les provisions sur charges ont été largement sous-évaluées comparativement aux charges réelles. Une ristourne pourra être accordée.
• En cas d’augmentation des charges non justifiées et qu’un abus est constaté.
• En cas de facturation de charges non récupérables.

En cas de régularisation tardive, le locataire peut exiger un échelonnement du paiement de la dette sur 12 mois !