Pendant la crise sanitaire, on s'est essayé à la signature électronique. Mais l'essayer, c'est l'adopter. Transactions immobilières simplifiées. Gain de temps. Économies réalisées. Sécurité à toute épreuve. Ses nombreux bénéfices ne sont plus à démontrer ! Pour vous, on a fait le tour du sujet.
Signature électronique : une technologie incontournable
Contrat de bail. Mandat de vente. Compromis de vente. Contrat de prêt bancaire. Acte de cautionnement. Dans le secteur de l’immobilier, la signature électronique a une grande diversité d’emploi.
Sa simplicité d’utilisation et ses nombreux atouts en font un outil plébiscité par les professionnels, mais également par leurs clients qui la considèrent comme une offre de service supplémentaire.
Tory, primo-accédant, a signé son compromis de vente à distance, pendant le premier confinement. Elle n’a pas hésité une seule seconde : « Je n’ai eu aucune réticence à la signature électronique. Bien au contraire, j’ai été rassurée de ne pas passer à côté de la réalisation de ce projet immobilier qui me tenait à cœur, à cause du Covid » confie-t-elle.
Depuis la pandémie, le procédé s’est d'ailleurs largement répandu, pour tout type d’acte juridique. Quels sont les nombreux atouts de la signature numérique ?
Un gain de temps et une simplicité d’utilisation
Pour l’acquéreur comme pour le professionnel de l’immobilier, la e-signature permet un gain de temps considérable. Désormais, plus de contraintes d’agenda pour trouver un rendez-vous qui convienne à tout le monde. De la même façon, lorsque les signataires sont éloignés les uns des autres, ils peuvent procéder à distance. Tout peut se faire dans la même journée. Le temps d’envoi des courriers postaux n’est plus à prendre en considération. Votre agence peut se consacrer à des tâches constructives et gagne en productivité !
Enceinte de huit mois, Mélanie se souvient avoir signé son compromis, confortablement installée dans son canapé. Sans la signature numérique, la transaction aurait pu prendre trois semaines de plus.
Un suivi en temps réel
La signature par voie électronique permet un meilleur suivi de l’avancement des dossiers. En cas de modification du contrat, chacun peut en avoir connaissance de façon instantanée. Dans le cas d’une succession avec des signataires aux quatre coins du monde, on peut suivre en temps réel qui a signé et qui ne l’a pas encore fait. Les rappels automatiques et les notifications permettent l’optimisation des délais de signature.
Une sécurité renforcée
La signature électronique détient la même valeur juridique que la signature manuscrite, selon les articles 1366 et 1367 du Code civil, qui précisent : « L’écrit électronique a la même valeur probante que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à garantir l’intégrité du document. »
Le règlement européen eIDAS spécifie les conditions de sa validité au sein des États membres. Seul un prestataire de confiance agréé « eIDAS » peut recueillir la e-signature. L’Union européenne tient une liste actualisée de ces prestataires sur le site de la Commission européenne.
Il existe trois types de signature électronique. Selon le type d’acte signé, il y a un niveau de sécurité correspondant.
- La signature électronique simple. C’est la plus utilisée pour les actes courants avec de faibles conséquences juridiques et financières.
- La signature électronique avancée. Son contrôle est plus élevé avec un système de vérification de l’identité du signataire et un certificat numérique associé au signataire (compromis de vente, par exemple).
- La signature électronique qualifiée. Elle s’utilise plus rarement. Le niveau de sécurité est très élevé et une autorité de certification habilitée par une entité juridique vérifie en présentiel l’identité du signataire (acte authentique de notaire).
Enfin, les logiciels de signature électronique utilisent la cryptographie et des protocoles de sécurité numérique, qui garantissent l’intégrité et l’authenticité du document numérique.
Le saviez-vous ?
Aujourd’hui, le digital offre une multitude de possibilités. Le signataire peut joindre au contrat numérique ses données biométriques, ainsi que des enregistrements vocaux venant appuyer son consentement.
Un procédé plus écologique
Lorsqu’on sait qu’un compromis de vente et ses annexes peuvent représenter une centaine de pages, on imagine aisément les économies de papier réalisables grâce à la e-signature. Et ce n’est pas tout. On s’affranchit également des cartouches d’encre. De plus, la place de stockage pour les archives n’est plus un problème !
Professionnels de l’immobilier : formez vos équipes !
L’utilisation de la signature électronique requiert une formation du personnel en amont. L’improvisation sur ce type de solution est à proscrire, dans la mesure où le procédé attend quelques précautions d’emploi.
- Le logiciel de signature doit être conforme à la réglementation.
- Les équipes doivent être formées aux éléments juridiques de la signature numérique.
- Selon le type de contrat signé, certaines règles doivent être respectées, pour garantir la reconnaissance légale de l’acte.
- Une bonne prise en main de l’outil choisi est nécessaire, afin que l’échange puisse être fluide et efficace le jour J.
La signature électronique continue de faire des émules. Ses nombreux avantages, ainsi que l’amélioration continue des fonctionnalités des solutions offrent une palette de possibilités pour les professionnels. De plus, son utilisation crédite votre agence d’une image moderne, innovante, et dynamique. Si vous n’avez pas encore testé la e-signature, ne tardez pas à vous lancer car celle-ci est en passe de devenir la norme...
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