Comment relancer efficacement un contact, sans être insistant ?

Le silence de votre interlocuteur est tout ce qu’il y a de plus normal. Ne soyez donc pas surpris qu’il n’ait pas rebondi sur votre mail irrésistible ou qu’il ne vous ait pas rappelé, alors qu’il avait dit qu’il le ferait. Votre prospect a une vie bien remplie. De plus, il est sollicité de toutes parts. Vous n’êtes probablement pas le seul à le relancer.

Réflexion, questionnement sur son projet ou manque de temps…, les raisons de son silence peuvent être multiples. Il faut éviter de tirer des conclusions hâtives. Ça vous permettra d’adopter une posture bienveillante et professionnelle, qui empêchera les attitudes pressantes, voire agressives.

Pour recontacter votre prospect, le choix du moment est important : un mauvais timing peut être contre-productif ou paraître intrusif. Pour autant, il ne s’agit pas d’attraper des boutons par peur de choisir un moins bon moment pour votre interlocuteur, vous n’êtes pas devin.

On peut tout de même noter quelques pratiques de relance, selon la maturité du prospect.

• Après un premier rendez-vous, il est conseillé d’envoyer un récapitulatif sous moins de 24 heures. ChatGPT peut vous aider à le rédiger rapidement. Pour une relance à proprement parler, il est recommandé d’attendre environ 48 à 72 heures pour envoyer un mail ou rappeler.
• Si vous avez envoyé un dossier ou une estimation à votre prospect, laissez-lui environ 4 à 5 jours pour prendre connaissance des documents.
• Après un silence plus long, privilégiez un message court et ouvert.

La gestion de la fréquence des relances peut être organisée par votre CRM. Respectez des délais raisonnables afin que votre prospect ne se sente pas oppressé par vos rappels.

Vous pouvez également annoncer à l’avance les étapes de votre action commerciale. En le renseignant sur vos prochaines actions, votre interlocuteur ne sera pas étonné lorsqu’il recevra votre relance. Incluez-le dans le processus et n’hésitez pas à lui demander quel créneau lui convient le mieux.

Avec le flot impressionnant de messages qu'on reçoit aujourd’hui, la personnalisation des e-mails de relance est incontournable. C’est la condition sine qua non pour avoir un taux d’ouverture respectable. Les mails automatiques ou génériques sont ennuyeux…, vous risquez de ne pas être lu.

Utilisez systématiquement les noms et prénoms de vos contacts et envoyez-leur une communication adaptée à leurs besoins. Soignez l’objet de votre message, c’est déjà une bonne partie du chemin parcouru. La segmentation de votre clientèle et l’automatisation marketing vous permettront de gagner en efficacité.

Tip : pour personnaliser encore plus vos messages de relance, n’hésitez pas à noter les informations intéressantes données par votre prospect lors de votre premier rendez-vous (même si elles ne concernent pas votre projet). Il part bientôt en vacances, il a une échéance importante qui arrive bientôt ? Ces informations, parfois informelles, sont de la matière pour vos prochaines missives. Votre prospect se sentira valorisé que vous ayez eu une écoute active lors de votre dernière rencontre. Le principe de réciprocité fera le reste et il ressentira l’envie de vous donner quelque chose en retour.

Soyez transparent et clair sur les raisons de votre relance. Ne traînez pas en longueur, votre e-mail doit être concis et exposer clairement votre demande. Offrez quelque chose à chaque interaction : une information sur le marché, une baisse de prix, une estimation mise à jour, une nouveauté en avant-première… Cela donne une raison légitime à votre prise de contact.

Vous souhaitez connaître l’état d’avancement du projet de votre prospect ? Ne le lui demandez pas en ces termes-là. L’objectif est qu’il n’ait pas l’impression de devoir vous rendre de comptes… Apportez-lui plutôt une aide, un conseil, une solution à une problématique évoquée lors de votre dernier rendez-vous. De cette façon, vous lui apporterez de la valeur. Il en viendra lui-même à vous parler de l’état d’avancement de son projet d’acquisition ou de vente.

Vous êtes en relation avec un professionnel (expertise financière, investissement locatif, rénovation énergétique, etc.) pouvant résoudre sa problématique ? Faites-lui savoir que vous pouvez lui faire bénéficier de l’expertise de votre partenaire. Il s’agit là encore de lui apporter de la valeur. Votre prospect sera plus ouvert à la discussion.

Si l’appel téléphonique et l’envoi de mails sont privilégiés pour relancer un contact, ils ne sont pas les seuls moyens de faire passer votre message. Un appel manqué peut être compensé par un SMS, un message sur LinkedIn ou un message vocal WhatsApp personnalisé, si vous avez déjà échangé plusieurs fois avec votre prospect. N’envoyez pas de message WhatsApp à un prospect froid, il pourrait trouver la démarche inappropriée. Alterner les canaux vous permettra de vous manifester sans saturation, tout en évitant la routine. D’ailleurs, on ne pense pas suffisamment au courrier postal. Il peut être une belle alternative pour surprendre votre contact, en l’invitant à un évènement que vous organisez, par exemple.

Une relance efficace, c’est rester présent, sans être oppressant. D’ailleurs, dans les relations professionnelles, la confiance se construit dans les silences autant que dans les mots, l’essentiel étant de faire de chaque relance une opportunité d’écoute, de service et de disponibilité.