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La digitalisation des notaires et offices notariaux est un enjeu majeur pour le secteur de l’immobilier, notamment en période de crise sanitaire. Quel chemin ont parcouru les offices notariaux vers le numérique ? On dresse tout de suite un état des lieux.
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Sommaire
Le sujet avait fait des vagues lors du premier confinement : la digitalisation des notaires et offices notariaux est un enjeu majeur pour le secteur de l’immobilier, notamment en période de crise sanitaire. Au printemps dernier, l’impossibilité de signer des documents authentiques à distance (levée le 7 avril dernier), avait mis un frein à bien des projets immobiliers. Un manque à gagner pour vous, en tant qu’agents immobiliers, mais aussi pour vos prospects et clients, qui comptaient sur votre expertise digitale pour contourner ce problème. À l’aube du second confinement, pourtant, la profession de notaire s’est grandement digitalisée. À quel point ? Quel chemin ont parcouru les offices notariaux vers le numérique ? Quels changements pour vous ? On dresse tout de suite un état des lieux.
1. La digitalisation des notaires : où en sont les études ?
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400 millions d’euros, c’est le montant d’honoraires bloqués, lors du premier confinement, par le gel des actes notariaux. Il aura fallu une intervention du gouvernement, qui, en légalisant les signatures électroniques, a permis aux projets immobiliers de progresser, et aux agents de se rémunérer. Alors que la France se confine pour la deuxième fois, la leçon semble avoir été retenue : les notaires ont beaucoup avancé sur le chemin du numérique. Plusieurs temps forts des projets immobiliers peuvent désormais être gérés entièrement à distance, de manière aussi sécurisée que légale :
- L’acte de vente, d’abord. Ce document, qui requiert bon nombre de papiers officiels et l’apposition de plusieurs signatures, peut maintenant être centralisé sur une plateforme. En d’autres termes, un acte de vente peut être complété, validé, et signé légalement, en ligne. Des sites spécialisés dans la centralisation sécurisée des actes de vente ont vu le jour. Sur ces plateformes*, agents immobiliers, notaires, vendeurs et acheteurs peuvent se réunir de manière dématérialisée, afin de fournir les documents nécessaires, d’en vérifier la conformité, pour finalement signer l’acte authentique. Un temps fort du parcours vendeur et du parcours acheteur peut ainsi se dérouler, malgré le confinement, sans porter atteinte à la santé d’une des parties concernées.
*Par exemple: Quai des Notaires, Notaviz, Neonotario.Image
Patrick MacNamara, fondateur de Quai des Notaires
Ces plateformes facilitent et sécurisent l’ouverture des dossiers, et aident à suivre son évolution. Ces dossiers sont de plus en plus lourds. Il y a beaucoup d’annexes et on utilise souvent des plateformes de téléchargement ou plusieurs emails. Aucune de ces solutions n’est particulièrement sécurisée, alors que les informations transmises sont privées et parfois confidentielles. Dans le cas des emails, la démarche n’est pas conforme au RGPD.
Pour rappel ?
Le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) est une législation européenne qui encadre le traitement des données personnelles. Cette loi sécurise les informations que vous partagez sur Internet, oblige les sites Internet à en assurer la protection, et à ne les conserver que le temps nécessaire à leur traitement.
- La signature électronique, ensuite. Conditions sine qua none à la validité de tout document, la signature peut désormais être apposée à distance. Le décret du 7 août 2020, qui autorisait cette pratique pour les études notariales, a d’ores et déjà été renouvelé pour la période du second confinement. Il est intéressant de noter que, cette fois-ci, les déplacements dans les études notariales ne sont pas interdits. Toutefois, l’utilisation de la visioconférence et, par extension, de la visiosignature (ou signature électronique), est grandement encouragée.
- La blockchain, enfin. Il s’agit d’une technologie qui permet de stocker et de transmettre des informations et des données de manière transparente et sécurisée. Équipées de cette technologie, les plateformes notariales en ligne garantissent ainsi la sécurité et la confidentialité des informations et documents qui leur sont confiés. Quand on connaît le caractère sensible et personnel que revêtent certaines démarches notariales, on comprend que ce gage de sûreté est un préalable nécessaire à l’apposition de toute signature, et à la validation de tout acte de vente.
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Patrick MacNamara, fondateur de Quai des Notaires
Le processus notarial de travail à l’intérieur de l’office et en relation avec le client, va se digitaliser de plus en plus. Nous ne sommes qu’au début. Nous continuons à nous équiper de technologies extrêmement performantes, et qui permettront aux particuliers, aux professionnels, mais aussi aux notaires, de se consacrer à leur essentiel et d’éviter de perdre du temps.
2. La digitalisation des notaires : une aubaine pour les agents immobiliers
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Les offices notariaux prennent enfin la voie de la digitalisation. Vous allez vous rendre compte que cette transformation est synonyme de gain pour vous, en tant qu’agents immobiliers, en termes de chiffres d’affaires, comme de relation client. La digitalisation des notaires est ainsi cruciale pour votre activité :
- C’est d’abord un gain de temps. En effet, en numérisant et en dématérialisant les actes et les documents authentiques, les notaires vous permettent d’accélérer vos processus. Tout d’abord, en évitant de reproduire l’embouteillage administratif du premier confinement. Avec des signatures électroniques mises en place dès maintenant, vous pouvez faire progresser les projets immobiliers de vos clients sans attendre, et à distance. Ensuite, grâce à la simplification process, notamment des actes authentiques de vente.
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Patrick MacNamara, fondateur de Quai des Notaires
Aujourd’hui, un notaire peut constituer un dossier de vente ou de succession en trente secondes, et récupérer les pièces et les éléments du dossier, trente fois plus vite. En dix jours maximum, aujourd’hui, un dossier est complet.
- C’est ensuite un gain de confiance. En répondant aux préoccupations des vendeurs, en faisant gagner du temps à vos clients, en simplifiant des démarches administratives souvent appréhendées par les parties concernées, vous faites preuve de fiabilité et d’innovation. N’oubliez pas que seul 1 Français sur 2 vous fait confiance et seul 1 sur 3 vous trouve assez innovant (Source : OpinionWay pour Meilleurs Agents, 2019) ! La digitalisation des notaires peut ainsi avoir un impact positif fort sur votre relation client.
- C’est enfin la promesse d’une relation apaisée avec les notaires. Les rapports entre agences immobilières et études notariales sont parfois tendus. Le blocage des honoraires du premier confinement, dû à l’impossibilité d’apposer de signer les actes électroniquement, n’a pas adouci les esprits. Pourtant, ces deux professions sont complémentaires et il est crucial qu’elles parviennent à travailler main dans la main, et se souciant des intérêts qui les réunissent.
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Patrick MacNamara, fondateur de Quai des Notaires
La transformation numérique, c’est avant tout une question de culture. C’est une transformation culturelle. Le Conseil supérieur du Notariat a depuis longtemps initié ce changement de culture et sensibilisé les notaires. Un grand pas a été fait et beaucoup d’outils sont en place, mais il reste encore du travail.
3. Quai des notaires : l’avant-garde de la digitalisation des notaires
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Symbole de la digitalisation des notaires, la plateforme Quai des Notaires a été créée en 2018, pour combler des carences en termes de services innovants. En clair, le site a pour objet de permettre aux notaires, aux agents immobiliers et aux particuliers de mettre leurs documents en commun, en ligne, afin de compléter les dossiers administratifs plus rapidement. Conforme aux normes sur la protection et la sécurisation des données, et labellisé par la profession, le site permet de partager des documents, de suivre l’évolution d’un dossier et de signer des actes authentiques, de manière entièrement sécurisée.
En tant qu’agents immobiliers, si vous utilisez Quai des Notaires, vous obtenez la garantie de travailler avec un notaire au fait de la technologie. En effet, votre interlocuteur sera de fait digitalisé. Et qui dit partenaire digitalisé, dit performance améliorée, notamment en termes de rapidité des démarches administratives. C’est en vous appuyant sur ce genre de service que vous gagnerez du temps, que vous vous montrerez innovants face à vos clients, et, à terme, que vous gonflerez votre chiffre d’affaires.
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Patrick MacNamara, fondateur de Quai des Notaires
J’ai été agent immobilier puis responsable d’agence immobilière. Puis promoteur en montage d’affaires pour une grande société française de construction. Et enfin, j’ai été notaire. Et j’ai vu pendant toutes ces années, d’un côté comme de l’autre, les manques. J’ai voulu les combler, tout simplement.
Quai des Notaires, c’est un assistant digital pour le notaire et un portail client pour le particulier et pour le professionnel. Ces derniers peuvent y ouvrir un dossier, le suivre, le transmettre et le signer.
La digitalisation est un enjeu commun aux notaires et aux agents immobiliers. Parce que se digitaliser permet de répondre à des problématiques de temps, de complexité, de transparence. Mais aussi parce qu’en plein confinement, alors que les rencontres physiques et les déplacements sont limités, sinon interdits, la digitalisation est synonyme de continuité des projets immobiliers. Le premier confinement a montré les dégâts que les restrictions peuvent causer. Ce second confinement doit prouver que des solutions ont été trouvées pour répondre aux besoins des démarches immobilières.
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